1. OBIETTIVO
La presente Procedura è volta a stabilire le procedure attraverso cui effettuare una segnalazione di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscano o possano costituire una violazione, o induzione a violazione di leggi e regolamenti, valori e principi sanciti nel Codice Etico di Tigros Servizi Immobiliari S.r.l. (di seguito “Tigros Servizi Immobiliari S.r.l.” o la “Società”), principi di controllo interno, Procedura e norme aziendali, e/o che possano causare un danno di qualunque tipo (ad esempio economico, ambientale, sulla sicurezza dei lavoratori o di terzi o anche solo di immagine) alle stesse, oltre che ai clienti, soci, partner, terzi e, più in generale, alla collettività (di seguito “Segnalazione”).
La presente Procedura costituisce il riferimento per la società, fatte salve eventuali specifiche leggi disciplinanti lo stesso oggetto a livello locale che siano in contrasto con la stessa.
I principi della presente Procedura non pregiudicano né limitano in alcuna maniera gli obblighi di denuncia alle Autorità Giudiziaria, di Vigilanza o regolamentari competenti nei Paesi in cui opera la società Tigros Servizi Immobiliari S.r.l..
2. DESTINATARI
Destinatari della presente Procedura (di seguito “Destinatari” e/o “Segnalanti”) sono:
a) i componenti degli organi sociali, i dipendenti della società;
b) i clienti, i fornitori, i partner, i consulenti, i soci e, più in generale, gli stakeholder della società (di seguito i “Terzi”).
3. LE SEGNALAZIONI
I Destinatari che rilevino o vengano altrimenti a conoscenza di possibili comportamenti illeciti o irregolarità poste in essere, nello svolgimento dell’attività lavorativa o che abbiano un impatto sulla stessa, da soggetti che hanno rapporti con la società, sono tenuti ad attivare la presente Procedura segnalando senza indugio i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non conformi ai principi aziendali.
Per “Segnalazione” si intende la comunicazione di possibili comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscano o possano costituire una violazione, o induzione a violazione di leggi e/o regolamenti, valori e/o principi sanciti nel Codice Etico di Tigros Servizi Immobiliari S.r.l., nei principi di controllo interno, oltre che nelle Procedura e/o norme aziendali.
Le Segnalazioni possono anche avvenire in forma anonima. Tuttavia, Tigros Servizi Immobiliari S.r.l. raccomanda che le stesse siano nominative, al fine di consentire ai soggetti preposti una più efficiente attività di indagine, applicando in ogni caso le tutele previste.
La Segnalazione, anche se anonima, deve essere documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati. È particolarmente importante che la stessa includa, ove tali elementi siano conosciuti dal Segnalante:
- una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e modalità con cui se ne è venuti a conoscenza;
- data e luogo in cui l’evento è accaduto;
- nominativi e ruolo delle persone coinvolte o elementi che possano consentirne l’identificazione;
- nominativi di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
- riferimento ad eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati.
Il soggetto preposto alla ricezione e all’esame della Segnalazione è l’Organismo di Vigilanza.
La Segnalazione dovrà essere inviata, in italiano o in lingua locale, secondo le seguenti modalità:
- e-mail, all’indirizzo di posta elettronica odv231@tigrosserviziimmobiliari.it con accesso limitato ai soli membri dell’Organismo di vigilanza;
- lettera cartacea, all’indirizzo di posta ordinaria: Tigros Servizi Immobiliari S.r.l. – Via del Lavoro 45, 21048 Solbiate Arno (VA), all’attenzione del Presidente dell’Organismo di vigilanza.
I Destinatari che dovessero ricevere, per qualunque motivo, un’informativa di supposta irregolarità dovranno: (i) garantire la riservatezza delle informazioni ricevute, (ii) indirizzare il Segnalante all’osservanza delle modalità di Segnalazione di cui al presente punto 3. della Procedura e (iii) in caso di Segnalazione ricevuta per iscritto, inoltrarla immediatamente ed esclusivamente all’indirizzo di posta elettronica:
odv231@tigrosserviziimmobiliari.it o, in caso di inoltro cartaceo, a Tigros Servizi Immobiliari S.r.l. – Via del Lavoro 45, 21048 Solbiate Arno (VA), all’attenzione del Presidente dell’Organismo di vigilanza, in tutti i casi con obbligo di astenersi dall’intraprendere alcuna iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.
L’Organismo di vigilanza invierà, attraverso la mail odv231@tigrosserviziimmobiliari.it, una comunicazione di presa in carico della Segnalazione effettuata, ove sia possibile rintracciarne il mittente come previsto dalla normativa vigente entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione.
Resta inteso che in sede di verifica sulla fondatezza della Segnalazione ricevuta, chiunque l’abbia effettuata potrà essere contattato per la richiesta di ulteriori informazioni che risultassero necessarie. Entro 3 mesi dal ricevimento della segnalazione sarà fornita una risposta definitiva al segnalante, in relazione alla segnalazione effettuata.
Le segnalazioni potranno essere crittografate con tecniche e modalità ammesse dall’Agid (Agenzia per l’Italia digitale) e dal CAD (Codice Amministrazione Digitale). In caso di firma digitale della segnalazione, la firma dovrà essere conforme alle normative italiane ed europee: saranno quindi ammesse segnalazioni crittografate e firmate in conformità alle normative vigenti. Le segnalazioni conformi al documento informatico in-nuce saranno conservate, secondo le regole tecniche e il manuale di conservazione a norma di Tigros Servizi Immobiliari S.r.l.. Il responsabile del procedimento di conservazione è il responsabile conservazione nominato dall’azienda.
4. RISERVATEZZA E DIVIETO DI RITORSIONE
La società Tigros Servizi Immobiliari S.r.l. nell’incoraggiare i Destinatari a segnalare tempestivamente possibili comportamenti illeciti o irregolarità, garantisce la riservatezza della Segnalazione e dei dati ivi contenuti, nonché l’anonimato del Segnalante o di chiunque l’abbia inviata, anche nell’ipotesi in cui la stessa dovesse successivamente rivelarsi errata o infondata. Non sarà tollerato alcun genere di minaccia, ritorsione, sanzione o discriminazione nei confronti del Segnalante e del Segnalato, o di chi abbia collaborato alle attività di riscontro riguardo alla fondatezza della Segnalazione.
La società Tigros Servizi Immobiliari S.r.l. si riserva il diritto di adottare le opportune azioni contro chiunque ponga in essere, o minacci di porre in essere, atti di ritorsione contro coloro che abbiano presentato Segnalazioni in conformità alla presente Procedura, fatto salvo il diritto degli aventi causa di tutelarsi legalmente qualora siano state riscontrate in capo al Segnalante responsabilità di natura penale o civile legate alla falsità di quanto dichiarato o riportato. Resta inteso che la società potrà intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali a tutela dei propri diritti, beni e della propria immagine, nei confronti di chiunque, in mala fede, abbia effettuato Segnalazioni false, infondate o opportunistiche e/o al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio al segnalato o ad altri soggetti citati nella Segnalazione.
5. ATTIVITÀ DI VERIFICA SULLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE
Le attività di verifica circa la fondatezza delle circostanze rappresentate nella Segnalazione sono di competenza dell’Organismo di vigilanza, alla quale è demandata un’indagine tempestiva e accurata, nel rispetto dei principi di imparzialità, equità e riservatezza nei confronti di tutti i soggetti coinvolti.
Nel corso delle verifiche, l’Organismo di vigilanza può avvalersi del supporto delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della Segnalazione ricevuta ed il cui coinvolgimento è funzionale all’accertamento della Segnalazione, assicurando la riservatezza e – laddove possibile – l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella Segnalazione.
All’esito della fase di verifica, l’Organismo di vigilanza predispone una relazione riepilogativa delle indagini effettuate e delle evidenze emerse condividendola, in base agli esiti, con le funzioni aziendali di volta in volta competenti, al fine di definire gli eventuali piani di intervento da implementare e le azioni da avviare a tutela della società, comunicando altresì i risultati degli approfondimenti e delle verifiche svolte relativamente a ciascuna Segnalazione ai responsabili delle strutture aziendali interessate dai contenuti della stessa.
Diversamente, qualora a conclusione delle analisi dovesse emergere l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella Segnalazione, quest’ultima sarà archiviata, unitamente alle relative motivazioni, dall’Organismo di vigilanza.
L’Organismo di vigilanza riferisce periodicamente sulle tipologie di segnalazioni ricevute e sull’esito delle attività di indagine al Consiglio d’Amministrazione di Tigros Servizi Immobiliari S.r.l.
6. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Tigros Servizi Immobiliari S.r.l. informa che i dati personali (ivi inclusi eventuali dati sensibili, quali l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l’adesione a partiti politici, sindacati, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e l’orientamento sessuale) dei Segnalanti e di altri soggetti eventualmente coinvolti, acquisiti in occasione della gestione delle Segnalazioni, saranno trattati in piena conformità a quanto stabilito dalle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali e in ogni caso in linea con le previsioni della Global Personal Data Protection (GDPR) e limitati a quelli strettamente necessari per verificare la fondatezza della Segnalazione e per la gestione della stessa. Il trattamento dei dati personali sarà effettuato dall’Organismo di vigilanza in qualità di Titolare del trattamento (fatte salve eventuali specifiche normative locali in materia), ai soli fini di dare esecuzione alle procedure stabilite nella presente Procedura e, dunque, per la corretta gestione delle Segnalazioni ricevute, oltre che per l’adempimento di obblighi di legge o regolamentari nel pieno rispetto della riservatezza, dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati.
Le operazioni di trattamento saranno affidate a collaboratori debitamente nominati quali incaricati e specificamente formati in relazione all’esecuzione delle procedure di whistleblowing, con particolare riferimento alle misure di sicurezza e alla tutela della riservatezza dei soggetti coinvolti e delle informazioni contenute nelle Segnalazioni.
I dati personali contenuti nelle Segnalazioni potranno essere comunicati dall’Organismo di vigilanza agli organi sociali e alle funzioni interne eventualmente di volta in volta competenti, così come all’Autorità Giudiziaria, ai fini dell’attivazione delle procedure necessarie a garantire, in conseguenza della Segnalazione, idonea tutela giudiziaria e/o disciplinare nei confronti del/i soggetto/i segnalato/i, laddove dagli elementi raccolti e dagli accertamenti effettuati emerga la fondatezza delle circostanze inizialmente segnalate. In taluni casi, i dati potranno altresì essere comunicati a soggetti esterni specializzati come descritto nel punto 5.
Nel corso delle attività volte a verificare la fondatezza della Segnalazione saranno adottate tutte le misure necessarie a proteggere i dati dalla distruzione accidentale o illecita, dalla perdita e dalla divulgazione non autorizzata. Inoltre, i documenti relativi alla Segnalazione saranno conservati, sia in formato cartaceo che elettronico, per un periodo non superiore a quanto necessario per la corretta finalizzazione delle procedure stabilite nella presente Procedura.